Generelt kan en si at saksbehandlingsreglene skal være en garanti for at de vedtakene som fattes er gjort på riktig grunnlag, og er utformet på riktig måte. Dette skal være en del av den enkeltes rettssikkerhet i møte med kommunens vedtaksmyndigheter. Vi finner regler om saksbehandling i forvaltningsloven. Både pasient – og brukerrettighetsloven og lov om kommunale helse – og omsorgstjenester viser til forvaltningslovens regler om saksbehandling. Artikkelen tar for seg saksbehandlingsprosessen fra mottak av søknad, og til vedtak er fattet. Klagebehandling omtales her.

Saksforberedelsen starter som regel med mottak av en søknad. I mottaksfasen må vi avklare følgende før saken tas under behandling:

• Er søknad fremmet av riktig person? Man kan ikke søke på andres vegne med mindre man er fullmektig, verge eller advokat for vedkommende. Dette følger av forvaltningslovens § 2  som beskriver hvem som er part i en sak.

Kravene til saksforberedelse følger av Forvaltningslovens § 17

§ 17.(forvaltningsorganets utrednings- og informasjonsplikt).

Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Det skal påse at mindreårige parter har fått mulighet til å gi uttrykk for sitt syn, i den grad de er i stand til å danne seg egne synspunkter på det saken gjelder. De mindreåriges syn skal tillegges vekt i samsvar med deres alder og modenhet.

Dersom det under saksforberedelsen mottar opplysninger om en part eller den virksomhet han driver eller planlegger, og parten etter §§ 18 til 19 har rett til å gjøre seg kjent med disse opplysninger, skal de forelegges ham til uttalelse. Dette gjelder likevel ikke når

a)	opplysningene bekreftes av framstilling som parten selv har gitt eller kontrollert i anledning av saken eller parten ikke har kjent oppholdssted,

b)	rask avgjørelse i saken er påkrevd av hensyn til andre parter eller offentlige interesser,

c)	opplysningene ikke har avgjørende betydning for vedtaket eller underretning av andre grunner er unødvendig eller uhensiktsmessig ut fra hensynet til parten selv, for eksempel fordi han vil bli gjort kjent med opplysningene ved melding om vedtaket.

Partene bør også for øvrig gjøres kjent med opplysninger av vesentlig betydning som det må forutsettes at de har grunnlag og interesse for å uttale seg om, og som parten etter §§ 18 til 19 har rett til å gjøre seg kjent med. Ved avveiningen skal legges vekt på om rask avgjørelse er ønskelig og om hensynet til parten er tilstrekkelig varetatt på annen måte, for eksempel ved at han er gjort kjent med retten etter §§ 18 til 19 til å se sakens dokumenter.

Dersom en mindreårig over 15 år er part i saken og blir representert av verge, skal opplysninger som nevnt i annet og tredje ledd også forelegges den mindreårige selv, hvis ikke den mindreårige har erklært at det ikke er nødvendig.

Det stilles altså krav til at en utreder saken godt før det fattes vedtak.

Hva skal da til for at en søknad om støttekontakt er godt nok utredet? Viktige ting å utrede her er:

• Funksjonsnivå og hjelpebehov – IPLOS kartlegging
• Hva er tjenestemottakers ønske? Husk at barn over 15 år skal tas med på råd
• Hva fins av andre tjenester som ivaretar behov for sosialisering?
• Er støttekontakt en egnet tjeneste ut fra søkers behov og utfordringer? Her må en vurdere om søkers behov tilsier at det er fagtjenester som skal dekke også behovet for sosialisering

Når vi behandler en søknad om støttekontakt er det en del tema vi må vurdere.

1.    Fyller søker vilkårene for å få støttekontakt?

Pasient  - og brukerrettighetsloven sier at  en har et krav på nødvendige tjenester .
Dette må vurderes opp i mot formålsparagrafen i Helse – og omsorgstjenesteloven som sier at enhver har rett til bistand til å leve et aktivt liv i samvær med andre.
Spørsmålet blir da om personen er avhengig av personbistand til å kunne gjøre dette.
Klarer personen å delta selv på sosiale aktiviteter, fyller han/hun ikke vilkårene for å få innvilget støttekontakt.
De faktorene en må se på i denne sammenhengen er:

•    Isolasjon og ensomhet
•    Avhengighet av bistand for å komme seg fysisk eller psykisk ut av hjemmet
•    Hva slags nettverk har personen?

Oppfølging av barns fritid er et naturlig foreldreansvar hjemlet i barneloven. Det er ikke uvanlig at foreldre følger barna sine til og fra aktivitet, og deltar aktivt i deres fritid.
Men det kommer et skjæringspunkt når barnet ut fra alder er så stort at det kan delta selvstendig på aktiviteter. Det er først da at det kan sies at det foreligger en rett til å få innvilget støttekontakt til fritidsaktiviteter.

Hva så med eldre på sykehjem, eller personer som bor i bofellesskap?
Her sier Rundskrivet Aktiv omsorg noe om at det skal foretas en individuell vurdering av behov, uavhengig hvilken boform et menneske har.

2.    Valg av tjenesteform

Når det er konkludert med at  søker fyller vilkårene for å få bistand til sosialisering , må det vurderes om dette behovet skal dekkes med støttekontakt, eller med andre aktuellle tjenester som f.eks dagtilbud for eldre, dagtilbud innnenfor psykiatri el.
Det er kommunen som velger hjelpeformen, men det skal legges stor vekt på hva søker mener om sitt eget tjenestetilbud. Dette kan ofte være aktuelt å vurdere dersom bruker kan få et dagtilbud, men selv ønsker individuell bistand.
En må også vurdere om det skal gis hjelp til fritid i form av individuell støttekontakt, tilbud i gruppe eller hjelp til å komme inn i en eksisterende aktivitet – Fritid med bistand.

3.    Vurdering av omfang

Når vi har konkludert med at en person fyller vilkårene for å få innvilget hjelp til fritid og sosialisering og at støttekontakt er en hensiktsmessig tjeneste, må vi også vurdere  hvilket omfang hjelpen skal ha.
Loven angir at det skal gis nødvendige tjenester. Det innebærer at omfanget av  hjelp ikke kan være så lite at det ikke gir reell mulighet for sosialisering. En har likevel ikke noe rettskrav  på ubegrenset sosialisering på kommunens regning.
Det må foretas en avveining på hva som er et rimelig nivå . Dette er vanskelige vurderinger.
En må huske at en i et vedtak ikke kan begrunne verken et avslag eller at man gir et mindre omfang enn et var søkt om , med kommunens økonomi. Det er aldri en gyldig begrunnelse for et vedtak.

Reglene i forhold til dette finner vi i Forvaltningslovens kap IV. Dersom vedtaket ikke er i tråd med disse reglene, kan dette føre til at vedtaket blir kjent ugyldig.

Krav til skriftlighet

§ 23.(formene for enkeltvedtak).

Et enkeltvedtak skal være skriftlig om ikke dette av praktiske grunner vil være særlig byrdefullt for forvaltningsorganet.

Krav til begrunnelse

§ 24. (når enkeltvedtak skal grunngis).

Enkeltvedtak skal grunngis. Forvaltningsorganet skal gi begrunnelsen samtidig med at vedtaket treffes.

I andre saker enn klagesaker kan forvaltningsorganet la være å gi samtidig begrunnelse dersom det innvilger en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Det samme gjelder i saker om fordeling av tillatelser eller andre fordeler mellom flere parter. En part kan likevel kreve begrunnelse gitt etter at vedtaket er truffet. Krav om begrunnelse må framsettes i løpet av klagefristen eller - om ingen klagefrist løper - senest 3 uker etter at parten mottok underretning om vedtaket. Bestemmelsene i §§ 29, 30 og 31 gjelder tilsvarende.

Grunngiing kan unnlates i den utstrekning begrunnelse ikke kan gis uten å røpe opplysning som parten etter § 19 ikke har krav på å bli kjent med. I tilfelle som går inn under § 19 første ledd bokstav d, skal begrunnelse på anmodning gis en representant for parten når ikke særlige grunner taler mot det, likevel slik at muntlig orientering kan tre istedenfor skriftlig grunngiing.

Kongen kan for særskilte saksområder gi bestemmelser om at grunngiing kan unnlates når særlige forhold gjør det nødvendig. Likeledes kan Kongen bestemme at visse vedtak som går inn under første ledd skal grunngis etter reglene i annet ledd, eller at visse vedtak som går inn under annet ledd skal grunngis etter reglene i første ledd.

Som vi ser skal et vedtak som hovedregel grunngis. Dette er viktig for vedtaksmottaker, for å vurdere om vedtaket skal påklages.

Unntak fra regelen er dersom søknad er innvilget fullt ut, og det ikke er noen grunn til å tro at vedtaksmottaker vil være misfornøyd med vedtaket. Det anbefales likevel å begrunne vedtak, da dette gjør arbeidet med evaluering av vedtaket enklere.

Hva skal begrunnelsen inneholde?

§ 25.(begrunnelsens innhold).

I begrunnelsen skal vises til de regler vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket bygger på.

I begrunnelsen skal dessuten nevnes de faktiske forhold som vedtaket bygger på. Er de faktiske forhold beskrevet av parten selv eller i et dokument som er gjort kjent for parten, er en henvisning til den tidligere framstilling tilstrekkelig. I tilfelle skal det i underretningen til parten vedlegges kopi av framstillingen.

De hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av forvaltningsmessig skjønn, bør nevnes. Er det gitt retningslinjer for skjønnsutøvingen, vil i alminnelighet en henvisning til retningslinjene være tilstrekkelig

Dette er det viktigste grunnlaget som vedtaksmottaker har for å vurdere om vedtaket skal påklages eller ikke. Ut fra begrunnelsen i vedtaket skal en kunne vurdere om alle problemstillinger i søknaden er vurdert, og hvilke hensyn som har vært brukt under utøving av skjønn. Dette betyr at det skal framgå av begrunnelsen hvilke faktiske forhold som er tatt i betraktning, f.eks hvilke diagnoser har søker, hvilket hjelpebehov framgår det av søknad at søker har, og hvordan er dette vurdert i forhold til kommunens plikt til å yte nødvendige helse – og omsorgstjenester. Det skal også framgå av begrunnelsen hva som er hensynet bak kommunens valg av tjenestetilbud. Manglende eller mangelfull begrunnelse av vedtak er en hyppig grunn til at Fylkesmannen omgjør kommunens vedtak.

Krav om underretning av vedtak

§ 27.(underretning om vedtaket).

Det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, skal sørge for at partene underrettes om vedtaket så snart som mulig. Dersom en mindreårig over 15 år er part i saken og blir representert av verge, skal organet også underrette den mindreårige selv. Underretning skal gis av det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, hvis ikke særlige grunner tilsier at dette overlates til et annet organ. I regelen gis underretning skriftlig. Er det særlig byrdefullt for forvaltningsorganet å gi skriftlig underretning, eller haster saken, kan underretning gis muntlig eller på annen måte. I så fall kan en part kreve å få vedtaket skriftlig bekreftet. Underretning om vedtaket kan helt unnlates for så vidt underretning må anses åpenbart unødvendig og vedtaket ikke medfører skade eller ulempe for vedkommende part.

I saker der begrunnelsen etter § 24 skal gis samtidig med vedtaket, bør grunnene gjengis i underretningen. Der dette på grunn av særlige forhold ikke kan gjennomføres, og likeledes der partene kan kreve grunngiing etter § 24 annet ledd, skal det i underretningen isteden gis opplysning om på hvilken måte partene kan bli kjent med begrunnelsen.

I underretningen skal videre gis opplysning om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåte ved klage, samt om retten etter § 18, jfr § 19 til å se sakens dokumenter. Dersom vedtaket kan tenkes gjennomført til skade for parten før klagesaken er avgjort, skal det også gjøres merksam på adgangen til å be om at gjennomføringen utsettes, jfr. § 42 første ledd. Er det etter § 27 b i loven her eller etter særskilt lovbestemmelse et vilkår for søksmål at klageadgangen er nyttet, eller at søksmålet anlegges innen en viss frist, skal parten i underretningen om vedtaket også gjøres oppmerksom på dette. I motsatt fall kommer slike vilkår for søksmål ikke til anvendelse overfor parten.

I tillegg til veiledningen etter tredje ledd skal underretningen om enkeltvedtak til sakens parter opplyse om følgende når forholdene gir grunn til det:

a)	adgangen til å søke fritt rettsråd,

b)	forvaltningsorganenes veiledningsplikt etter § 11 og forskrifter gitt i medhold av den, og

c)	adgangen til å få tilkjent sakskostnader etter § 36.

Underretningen er det brevet søker får hvor det framgår hva som er vedtatt. Det skal her gis informasjon om rett til innsyn i dokumenter, klageadgang mv. Begrunnelsen for vedtaket skal også framgå av underretningen.